Wat kost een digitale receptie nu echt? En wanneer is dat goedkoper dan iemand achter de balie? In dit artikel zetten we de kostenstructuur van Charlie op een rij, met de cijfers die op onze prijzenpagina staan, zodat u zelf kunt rekenen.
Wat doet Charlie eigenlijk?
Voordat u prijzen vergelijkt, helpt het om te weten waar u voor betaalt. Charlie is in de kern een 55" touchscreenzuil die bezoekers ontvangt zonder vaste baliemedewerker. De zuil kan onder andere:
- Medewerkers bellen via VoIP wanneer een bezoeker arriveert
- Bezoekers registreren (optioneel), onder meer via een QR-code op het scherm die de bezoeker met de eigen telefoon scant
- Pakketten aannemen en de ontvanger automatisch informeren (optioneel)
- Bezoekers doorverwijzen naar het juiste bedrijf, de juiste afdeling of contactpersoon — handig in kantoorgebouwen en bedrijfsverzamelgebouwen
Charlie vervangt dus vooral de ontvangst- en doorverwijsfunctie van een receptionist, niet het volledige officemanagement.
Hardware: kopen of leasen
Charlie biedt twee routes voor de fysieke zuil:
| Optie | Wat u betaalt |
|---|---|
| Kopen | € 4.250 voor de 55" touchscreen met telefoonhoorn, plus € 525 eenmalige installatie en onboarding op locatie |
| Leasen | Geen grote investering vooraf; de hardware zit in uw maandelijkse tarief (leasetarieven op aanvraag) |
Kiest u voor kopen, dan is de kiosk uw eigendom. Kiest u voor leasen, dan spreadt u de hardwarekosten over de looptijd van het abonnement.
Maandelijkse basispakketten
Daarnaast betaalt u een software-abonnement. Charlie werkt met drie basispakketten (prijzen excl. btw, minimaal 1 jaar contract, daarna maandelijks opzegbaar):
| Pakket | Maandprijs (maandelijks) | Maandprijs (jaarlijks gefactureerd) | Geschikt voor |
|---|---|---|---|
| Bronze | € 129,50 | € 112,50 | Enkelvoudige kantoren |
| Silver | € 174,95 | € 152,00 | Groeiende multi-tenant gebouwen |
| Gold | € 249,50 | € 217,00 | Grotere of prestigieuzere panden |
Elk pakket omvat de kiosksoftware, VoIP-belfunctie en meldingen naar medewerkers. Het verschil zit vooral in het aantal bedrijfsvermeldingen (5, 10 of 15+), het type meldingen (e-mail, SMS, app) en welke modules standaard meeleveren. De volledige vergelijking staat op de prijzenpagina.
Optionele modules
Niet alles zit in elk basispakket. Modules die u los kunt toevoegen:
| Module | Maandelijks | Eenmalig | Opmerking |
|---|---|---|---|
| Bezoekersregistratie | € 55 | € 450 | Niet beschikbaar in Bronze |
| Slimme Pakketservice | € 30 | € 100 | Beschikbaar in Gold |
| Automatische deuropener | € 30 | € 295 | Integratie met toegangscontrole |
| Multimedia Informatievoorziening | € 30 | € 0 | Slideshow op het scherm; niet in Bronze |
| Aangepaste stijl & thema's | — | € 275 | Eenmalig, geen abonnement |
| Meertalige ondersteuning | — | € 125 | Eenmalig, geen abonnement |
Zo stelt u samen wat u nodig heeft, zonder te betalen voor functies die u niet gebruikt.
Waar zit de echte besparing?
De grootste kostenpost die Charlie kan verlagen is personeel achter de balie.
Een parttime receptionist kost al snel meer dan € 35.000 per jaar aan loon, werkgeverslasten en secundaire arbeidsvoorwaarden. Een fulltime functie loopt flink hoger op. Daarbovenop komt dat een receptionist doorgaans niet 24/7 beschikbaar is: 's avonds, in het weekend en tijdens pauzes staat de balie vaak leeg, terwijl koeriers, leveranciers en bezoekers wél langskomen.
Charlie neemt die standaard ontvangsttaken over:
- Bezoeker verwelkomen en de juiste persoon bellen
- Optioneel registreren wie er binnen is (handig voor BHV)
- Optioneel pakketten registreren zonder dat iemand aanwezig hoeft te zijn
- Bezoekers naar de juiste plek in het gebouw leiden
Reken conservatief: als u een parttime receptiefunctie (0,5 fte) vervangt of aanvult, bespaart u al gauw € 15.000–€ 20.000 per jaar aan directe personeelskosten — vaak meer. Tegenover die besparing staan de maandelijkse abonnementskosten plus eventueel hardware (gekocht of geleased) en modules.
Voorbeeldrekening (indicatief)
Stel: u kiest Silver op jaarbasis (€ 152/mnd) en koopt de hardware (€ 4.775 eenmalig). In het eerste jaar betaalt u ongeveer:
- Hardware + installatie: € 4.775
- Abonnement: € 152 × 12 = € 1.824
- Totaal jaar 1: ~€ 6.600
Vanaf jaar 2 daalt dat naar ~€ 1.800 per jaar aan vaste kosten. Vergelijk dat met € 35.000+ voor een parttime receptionist — het verschil is aanzienlijk, ook als u Charlie aanvult in plaats van volledig vervangt.
Wanneer is het interessant?
Of de rekensom klopt, hangt af van uw situatie:
- Kantoor met één balie — vaak interessant als de balie lang onbemand is of receptionist(e) andere taken heeft
- Bedrijfsverzamelgebouw — één zuil bedient meerdere huurders; de kosten per organisatie zijn dan laag
- Zorg- of servicegebouwen — vooral waar privacyvriendelijke registratie en routing belangrijk zijn
Lees ook: Receptionist vervangen of aanvullen? als u twijfelt tussen volledig vervangen en aanvullen.
Tot slot
Een digitale receptie is geen gratis oplossing, maar wel een voorspelbare kostenpost in plaats van een flexibele personeelslijn. De exacte configuratie — kopen of leasen, welk pakket, welke modules — bepaalt uw totaalbedrag. Op de prijzenpagina kunt u pakketten en modules naast elkaar zetten; voor een berekening op maat kunt u altijd contact opnemen.