Was kostet ein digitaler Empfang wirklich? Und wann ist er günstiger als jemand am Tresen? In diesem Artikel schlüsseln wir die Kostenstruktur von Charlie auf — mit den Zahlen von unserer Preisseite, damit Sie selbst rechnen können.
Was macht Charlie eigentlich?
Bevor Sie Preise vergleichen, hilft es zu wissen, wofür Sie bezahlen. Charlie ist im Kern eine 55"-Touchscreen-Säule, die Besucher ohne feste Empfangskraft empfängt. Die Säule kann unter anderem:
- Mitarbeiter anrufen per VoIP, wenn ein Besucher eintrifft
- Besucher registrieren (optional), u. a. über einen QR-Code auf dem Bildschirm, den der Besucher mit dem eigenen Handy scannt
- Pakete annehmen und den Empfänger automatisch informieren (optional)
- Besucher weiterleiten zum richtigen Unternehmen, zur richtigen Abteilung oder zum Ansprechpartner — praktisch in Bürogebäuden und Multi-Tenant-Gebäuden
Charlie ersetzt also vor allem die Empfangs- und Weiterleitungsfunktion einer Empfangskraft, nicht das gesamte Office-Management.
Hardware: kaufen oder leasen
Charlie bietet zwei Wege für die physische Säule:
| Option | Was Sie zahlen |
|---|---|
| Kaufen | 4.250 € für den 55"-Touchscreen mit Telefonhörer, plus 525 € einmalige Installation und Onboarding vor Ort |
| Leasen | Keine große Vorabinvestition; die Hardware ist in Ihrer monatlichen Gebühr enthalten (Leasingtarife auf Anfrage) |
Beim Kauf gehört die Säule Ihnen. Beim Leasing verteilen sich die Hardwarekosten über die Laufzeit des Abonnements.
Monatliche Basispakete
Zusätzlich zahlen Sie ein Software-Abonnement. Charlie arbeitet mit drei Basispaketen (Preise zzgl. MwSt., mindestens 1 Jahr Vertrag, danach monatlich kündbar):
| Paket | Monatspreis (monatlich) | Monatspreis (jährlich abgerechnet) | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Bronze | 129,50 € | 112,50 € | Einzelmieterbüros |
| Silver | 174,95 € | 152,00 € | Wachsende Multi-Tenant-Gebäude |
| Gold | 249,50 € | 217,00 € | Größere oder prestigeträchtige Gebäude |
Jedes Paket umfasst Kiosk-Software, VoIP-Telefonie und Mitarbeiterbenachrichtigungen. Der Unterschied liegt vor allem in der Anzahl der Unternehmenseinträge (5, 10 oder 15+), den Benachrichtigungstypen (E-Mail, SMS, App) und welche Module standardmäßig enthalten sind. Der vollständige Vergleich steht auf der Preisseite.
Optionale Module
Nicht alles ist in jedem Basispaket enthalten. Module, die Sie separat hinzufügen können:
| Modul | Monatlich | Einmalig | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Besucherregistrierung | 55 € | 450 € | Im Bronze nicht verfügbar |
| Intelligenter Paketservice | 30 € | 100 € | In Gold verfügbar |
| Automatischer Türöffner | 30 € | 295 € | Integration mit Zugangskontrolle |
| Multimedia-Informationsbereitstellung | 30 € | 0 € | Slideshow auf dem Bildschirm; nicht in Bronze |
| Individuelle Stile & Themen | — | 275 € | Einmalig, kein Abonnement |
| Mehrsprachige Unterstützung | — | 125 € | Einmalig, kein Abonnement |
So zahlen Sie nur für das, was Sie brauchen.
Wo liegt die echte Ersparnis?
Der größte Kostenposten, den Charlie senken kann, ist Personal am Tresen.
Eine Teilzeit-Empfangskraft kostet schnell über 35.000 € pro Jahr an Lohn, Arbeitgeberanteilen und Nebenleistungen. Eine Vollzeitstelle liegt deutlich höher. Hinzu kommt, dass eine Empfangskraft in der Regel nicht rund um die Uhr verfügbar ist: abends, am Wochenende und in Pausen steht der Tresen oft leer, während Kuriere, Lieferanten und Besucher dennoch kommen.
Charlie übernimmt diese Standard-Empfangsaufgaben:
- Besucher begrüßen und die richtige Person anrufen
- Optional registrieren, wer im Gebäude ist (praktisch im Notfall)
- Optional Pakete registrieren, ohne dass jemand anwesend sein muss
- Besucher zum richtigen Ort im Gebäude führen
Rechnen Sie konservativ: Ersetzen oder ergänzen Sie eine Teilzeit-Empfangsstelle (0,5 FTE), sparen Sie schnell 15.000–20.000 € pro Jahr an direkten Personalkosten — oft mehr. Dem stehen monatliche Abonnementskosten plus Hardware (gekauft oder geleast) und Module gegenüber.
Beispielrechnung (indikativ)
Angenommen, Sie wählen Silver mit jährlicher Abrechnung (152 €/Mon.) und kaufen die Hardware (4.775 € einmalig). Im ersten Jahr zahlen Sie ungefähr:
- Hardware + Installation: 4.775 €
- Abonnement: 152 € × 12 = 1.824 €
- Gesamt Jahr 1: ~6.600 €
Ab Jahr 2 sinkt das auf ~1.800 € pro Jahr an Fixkosten. Vergleichen Sie das mit 35.000 €+ für eine Teilzeit-Empfangskraft — der Unterschied ist erheblich, auch wenn Sie Charlie ergänzen statt vollständig ersetzen.
Wann lohnt es sich?
Ob die Rechnung aufgeht, hängt von Ihrer Situation ab:
- Büro mit einem Tresen — oft interessant, wenn der Tresen lange unbesetzt ist oder die Empfangskraft andere Aufgaben hat
- Multi-Tenant-Gebäude — eine Säule bedient mehrere Mieter; die Kosten pro Organisation sind dann niedrig
- Gesundheits- oder Servicegebäude — besonders wo datenschutzfreundliche Registrierung und Wegführung wichtig sind
Lesen Sie auch: Empfangskraft ersetzen oder ergänzen? wenn Sie zwischen vollständigem Ersatz und Ergänzung schwanken.
Kurz gesagt
Ein digitaler Empfang ist keine kostenlose Lösung, aber eine planbare Kostenposition statt einer flexiblen Personalzeile. Ihre genaue Summe — kaufen oder leasen, welches Paket, welche Module — bestimmt das Endergebnis. Auf der Preisseite können Sie Pakete und Module vergleichen; für eine maßgeschneiderte Berechnung können Sie sich jederzeit melden.